5 bước không thể bỏ qua trong công tác chuẩn bị cuộc họp

0

Chuẩn bị cuộc họp cho lãnh đạo, một cuộc họp đối tác hay bất cứ cuộc họp nào cũng cần phải tuân thủ những quy trình nhất định. Bên cạnh việc chuẩn bị về công tác tổ chức thì chuẩn bị chu đáo về nội thất phòng họp cũng vô cùng quan trọng.

Hội họp là hoạt động diễn ra thường xuyên tại mỗi công ty, doanh nghiệp. Nó có vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra sự phối hợp hành động giữa các cá nhân trong một tập thể cũng như khai thác tối đa trí tuệ của tập thể. Để cuộc họp diễn ra thành công thì cần phải có một sự chuẩn bị thật kỹ càng về nội dung cũng như các yếu tố khác, đặc biệt là nội thất phòng họp cũng phải đảm bảo yêu cầu và hợp lý với tính chất cuộc họp. Có thể sử dụng dịch vụ thiết kế phòng họp hiện đại để có không gian như mong muốn.

Dưới đây là các bước cơ bản chuẩn bị cho một cuộc họp:

Bước 1: chuẩn bị nội dung cuộc họp

Nội dung của họp chính là việc xách định mục đích, tính chất và nội dung cơ bản của cuộc họp là gì: Xác định nội dung chương trình cuộc họp; thời gian để thực hiện các nội dung chương trình cuộc họp; trách nhiệm cụ thể cho từng người; lịch trình và chương trình cụ thể của cuộc họp…

Cuộc họp chỉ thành công khi chuẩn bị tốt về mặt nội dung

Cuộc họp chỉ thành công khi chuẩn bị tốt về mặt nội dung

Bước 2: Chuẩn bị phòng họp cuộc họp

Sau khi đã xác định được nội dung, tính chất của cuộc họp thì bạn sẽ biết được nên chuẩn bị phòng họp như thế nào là hợp lý. Bước này bao gồm những việc sau:

Chuẩn bị phòng họp: Chọn loại không gian phòng họp hợp lý. Tùy số lượng người để chọn, ít người thì dùng phòng họp nhỏ, đông người, với số lượng trên 100 người thì nên dùng hội trường lớn. Chuẩn bị phòng họp phải đảm bảo nội thất phòng họp đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng. Đó là, bảo đảm đủ số lượng bàn ghế cần thiết, sử dụng thêm bục phát biểu, bảng viết, cờ hoa nếu cần thiết.

Chuẩn bị thiết bị phục vụ cuộc họp: Phương tiện kỹ thuật hỗ trợ cuộc họp bao gồm: máy chiếu, màn chiếu, hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sang, hệ thống quạt, điều hòa,…

3 nguyên tắc chọn ghế phòng họp cần phải nhớ

Chuẩn bị nội thất phòng họp là bước quan trọng

Chuẩn bị nội thất phòng họp là bước quan trọng

Bước 3: Gửi thư mời

Thư mời tham dự cuộc họp cần phải có đầy đủ các thông tin bao gồm: tên, chức vụ người được mời, nội dung, thời gian và điểm họp, thành phần tham dự cuộc họp và giấy tờ cần phải mang đến cuộc họp. Lưu ý, phải gửi thưu mời trước ngày diễn ra cuộc họp ít nhất 3 ngày (trừ các cuộc họp đột xuất).

Bước 4: Đón tiếp đại biểu

Chuẩn bị diễn ra cuộc họp, ban tổ chức chính cần phải đón tiếp đại biểu, phát tài liệu cuộc họp và chỉ dẫn chỗ ngồi cho các đại biểu. Đảm bảo đại biểu tham gia được đón tiếp nồng hậu, lịch sự, chu đáo.

Bước 5: Chuẩn bị bữa ăn nhẹ, tiệc chiêu đãi

Giữa mỗi cuộc họp thường có giờ giải lao, ăn bữa ăn nhẹ. Để chuẩn bị bữa ăn nhẹ thì tốt nhất nên có bánh ngọt, cà phê, sữa, hoa quả, bày ở khu vực gần phòng họp, ngay hành lang phòng họp để đại biểu tiện di chuyển.

Sau khi kết thúc cuộc họp cũng có thể là có tiệu chiêu đãi: Bữa ăn này rất quan trọng nên bạn cần tính toán số lượng người để chọn nhà hàng hợp lý. Không gian đảm bảo sang trọng, món ăn phổ biến hợp với đa số người dùng.

Bước 5: Quyết toán chi phí cuộc họp

Sau khi kết thúc cuộc họp, bạn cần hạch toán lại chi phí tổ chức cuộc họp xem có khớp với dự toán ban đầu hay không để báo cáo với ban lãnh đạo cũng như thực hiện việc quyết toán hợp lý cho công ty.

Nội dung bài viết được tổng hợp bởi noithat190.biz.vn

Chia sẻ.

Chức năng bình luận đã bị đóng